Il termine shareware indica genericamente il software di pubblico dominio. In realtà, "pubblico dominio", "shareware" e "freeware" non significano esattamente la stessa cosa.

Un software è genericamente definibile come "di pubblico dominio" quando il produttore lo distribuisce lungo canali di larga diffusione, come ad esempio banche dati, Internet o cd rom omaggio e non lo commercializza nei canali tradizionali, che portano ai negozi.

Lo shareware è, più specificamente, materiale (in genere programmi, ma possono essere anche font di caratteri, archivi, immagini, file sonori e altro ancora) che viene diffuso per mezzo di canali accessibili da molte persone, ma sul quale l'autore detiene una proprietà intellettuale ed i diritti di sfruttamento commerciale. Questo significa generalmente che l'autore distribuisce il programma per fare conoscere e provare il proprio lavoro gratuitamente a tutti, ma che ne è comunque vietato l'uso commerciale.

I programmi shareware sono solitamente limitati nelle prestazioni. Ad esempio, poterbbero non registrare i file su disco, oppure non stampare su carta, cessare di funzionare dopo un certo tempo o avere alcune funzioni disabilitate. Questo perché l'autore richiede non solo che non se ne faccia uso commerciale, ma che gli venga corrisposto del denaro per il suo lavoro, pur lasciando la possibilità di valutare le caratteristiche del programma.

Altre volte, piuttosto rare, l'autore fornisce tutte le funzionalità al programma shareware, e lascia al buon cuore di chi lo usa di decidere se inviargli una ricompensa, pur vietandone l'uso commerciale. In questo caso appare, ad esempio, un pannello all'avviamento del programma che invita a registrarsi, ma poi il software funziona pressoché senza limitazioni. La procedura di pagamento di un programma shareware, solitamente detta registrazione, consente di ricevere una versione aggiornata e completa del programma. In alcuni casi, è anche il solo modo di avere l'autorizzazione morale all'uso del software.

Capita a volte che un programma diffuso inizialmente come shareware, goda di ampio favore da parte del pubblico e trovi dei distributori. In questo caso fortunato, è possibile acquistarne la versione completa presso il produttore, oppure un distributore europeo o nazionale.

Il software freeware è invece di uso totalmente gratuito. Anche in questo caso, molti autori richiedano di inviare liberamente, a propria discrezione, del denaro se si usa il programma, ma non obbligano a ciò gli utilizzatori con limitazioni nel programma, né forniscono versioni perfezionate o complete in cambio della registrazione. Questo genere di materiale può essere usato liberamente, sebbene non possa essere ceduto, alterato o commercializzato.

Gli autori di programmi shareware/freeware sono solitamente privati, o piccole società, che non dispongono di una rete di distribuzione. In altri casi, hanno semplicemente optato per diffondere il proprio software in modo che sia conosciuto, valutato ed apprezzato prima di richiedere del denaro a chi lo usa.

In ogni caso, leggendo la documentazione dei programmi shareware, si trovano sempre le modalità di registrazione. Talvolta occorre inviare del denaro contante, in busta chiusa. Altre volte è possibile pagare anche con una carta di credito o eseguire una registrazione online (via Internet); accertarsi in questo caso che venga usato un server "sicuro" durante l'acquisto, indicato dalla visualizzazione di un lucchetto nella parte inferiore della finestra del browser, indice di transazione protetta da sistema di cifratura e dunque a prova di hacker.

In qualche caso, i programmi particolarmente importanti possono essere acquistati presso rivenditori, talvolta presenti anche sul territorio nazionale. Nella documentazione dei programmi sono sempre riportati gli eventuali indirizzi dei rivenditori.

Per le caratteristiche dello shareware, comunque, occorre solitamente inviare il denaro direttamente all'autore. Questo consente di valutare il software prima di pagarlo e di risparmiare, saltando la catena dei rivenditori. La scomodità è che bisogna confidare nell'onestà e precisione dell'autore, che è tenuto ad inviare la versione registrata dopo avere ricevuto il denaro. Inoltre, inviare soldi contanti, in valuta estera, in una busta chiusa è un'operazione rischiosa che, come detto, solo qualche volta può essere evitata richiedendo un pagamento con carta di credito.

Va notato che in nessun caso ci si può rivolgere alla redazione di Pc Open per richiedere la versione registrata di un programma, dato che questo diritto compete sempre all'autore del programma shareware, oppure ad uno dei suoi rivenditori, riportati nella documentazione dei titoli shareware.

Infine, altri autori optano per forme più simpatiche di pagamento del loro materiale freeware. Ad esempio, il software cardware è quello per il quale l'autore richiede solo l'invio di una cartolina di saluti. Altre volte, l'autore richiede soltanto un pagamento simbolico volontario ad enti di beneficenza, se si usa il suo programma, in questo caso si parla di software careware.